roccom gmbh (CH) – Datenschutzerklärung

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Datenschutzerklärung in der Fassung vom 01.09.2023:

1. Worum geht es in dieser Datenschutzerklärung?

Datenschutz ist Vertrauenssache und Ihr Vertrauen ist uns wichtig. Obwohl wir den Umgang mit unseren Personendaten nicht geändert haben, informieren wir Sie gemäss den Vorgaben des revidierten Datenschutzgesetzes (DSG) per 1. September 2023, wie wir mit den Personendaten unserer Mieter und übrigen Geschäftspartner umgehen.

Es ist uns ein Anliegen, dass Sie über die Bearbeitung Ihrer Personendaten umfassend informiert sind. Es ist uns wichtig, dass Sie verstehen:

• welche Personendaten wir über Sie bearbeiten;

• zu welchem Zweck wir Ihre Personendaten verwenden;

• wer Zugang zu Ihren Personendaten hat;

• wie lange wir Ihre Personendaten aufbewahren;

• was mit Ihren Personendaten nach Ablauf unserer Geschäftsbeziehung resp. nach der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist geschieht.

2. Wer ist für die Bearbeitung Ihrer Daten verantwortlich?

Für die Datenbearbeitungen nach dieser Datenschutzerklärung ist verantwortlich:

   roccom gmbh

   Eichenstrasse 19

   4054 Basel / Schweiz

Für datenschutzrechtliche Anfragen können Sie uns wie folgt erreichen:

   E-Mail-Adresse: info@roccom.ch

3. Was sind «Personendaten» und was heisst «Bearbeitung»

Mit «Personendaten» sind Daten gemeint, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen, d.h. die Rückschlüsse auf deren Identität zulassen.

«Besonders schützenswerte Personendaten» sind Kategorien von Personendaten, die besonders heikel sind, weshalb deren Bearbeitung besonderen Anforderungen unterstehen kann. Als besonders schützenswerte Personendaten gelten z.B. Gesundheitsdaten und Daten über strafrechtliche oder verwaltungsrechtliche Sanktionen sowie über die soziale Hilfe.

In Ziff. 5 finden Sie Angaben zu den Daten, die wir im Rahmen dieser Datenschutzerklärung bearbeiten.

Mit «Bearbeiten» ist jeder Umgang mit Personendaten gemeint, insbesondere das Beschaffen, Speichern, Aufbewahren, Verwenden, Bekanntgeben, Sichern, Archivieren, Vernichten und Löschen.

4. Wer ist von einer Datenbearbeitung durch uns betroffen?

Unsere Datenbearbeitungen können insbesondere die folgenden Personen («betroffene Personen») betreffen:

• Mieter unserer Liegenschaften

• Weitere Geschäftspartner

Bearbeiten wir Daten von Dritten, die wir durch Sie erhalten haben, gehen wir davon aus, dass die betroffene Person über die Datenbearbeitung durch uns informiert und damit einverstanden ist.

5. Welche Daten bearbeiten wir über Sie, zu welchem Zweck und bei wem werden diese erhoben?

Je nach Anlass und Zweck bearbeiten wir unterschiedliche Daten aus unterschiedlichen Quellen. Bewohnen Sie eine Liegenschaft von uns, so richtet sich der Zweck nach dem Abschluss und der Abwicklung vom Mietvertrag. Zum obgenannten Zweck bearbeiten wir vor allem die nachfolgend beschriebenen Kategorien von Daten, wobei diese Aufzählung nicht abschliessend ist. Wenn sich Daten im Laufe der Zeit ändern, bewahren wir neben dem aktuellen auch den früheren Stand auf.

Stammdaten

Als Stammdaten bezeichnen wir die Grunddaten, die wir für die Abwicklung unserer vertraglichen, gesetzlichen und sonstigen Beziehungen benötigen. Beispielsweise sind das: Name, Geschlecht, Adresse, Geburtsdatum, Zivilstand von Mietern. Die Stammdaten erhalten wir von Ihnen oder unseren Geschäftspartnern, die im Auftrag von uns tätig sind (beispielsweise Immobilienmarkler).

Finanzdaten / Vebrauchsdaten

Wir bearbeiten Finanzdaten in Form von Ihren Kontoverbindungen und Banktransaktionen mit uns. Desweiteren Ihre Verbrauchsdaten, durch Nutzung der angemieteten Liegenschaft erfasst.

Betreibungsauszug / Mietformular

Als Mietinteressent eines unserer Mietobjekte haben Sie uns respektive unserem Auftragsbearbeiter (siehe «Dienstleister») einen Betreibungsregisterauszug zugestellt sowie sämtliche weiteren Angaben und Unterlagen auf dem Mietformular, sollte infolgedessen kein Mietvertrag zustande kommen, werden diese Daten sofort gelöscht.

Kommunikationsdaten

Wenn Sie mit uns in Kontakt treten, bearbeiten wir Ihre Kommunikationsdaten (Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Grund der Kontaktaufnahme und Antwort, etc.). Diese Daten erhalten wir vorwiegend von Ihnen, können uns aber auch durch Dritte wie die Schweizerische Post (Adressaktualisierungen) bekanntgeben werden.

6. Treffen wir automatisierte Einzelentscheidungen?

Gemäss dem Datenschutzgesetz sind automatisierte, d.h. rein computerbasierend und ohne Zutun eines Mitarbeiters, Einzelentscheidungen zu kennzeichnen, es werden jedoch keine automatisierten Einzelentscheidungen durchgeführt.

7. Wem werden Ihre Daten bekanntgegeben?

Unsere Mitarbeiter haben Zugriff auf Ihre Personendaten, soweit dies für den Bearbeitungszweck und die Tätigkeiten der betreffenden Mitarbeiter erforderlich ist. Die Mitarbeiter handeln nach Weisung und sind im Umgang mit Ihren Personendaten zur Vertraulichkeit und Verschwiegenheit verpflichtet.

Im Weiteren können folgende Institutionen Kenntnis von Ihren Daten erlangen:

Behörden und Ämter

Es kann vorkommen, dass wir Personendaten von Ihnen aufgrund gesetzlicher Pflichten an Behörden und Ämter bekanntgeben.

Schlichtungsstelle / Gerichte

Bei Streitigkeiten kann eine Datenbekanntgabe durch uns an das zuständige Schlichtungsstelle / Gericht erforderlich sein.

Dienstleister

Wir können Ihre Personendaten an Dritte weitergeben, wenn wir deren Dienstleistung in Anspruch nehmen wollen («Auftragsbearbeiter»). Dabei geht es vor allem um die folgenden Bereiche:

• Anwalt/Rechtsberatung

• IT-Dienstleistungen

• Immobilienbewirtschaftung

• Treuhänder

• Handwerker

Wir arbeiten vorwiegend mit Dienstleistern im Inland zusammen. Wir geben den Dienstleistern jeweils die für ihre Leistungen erforderlichen Daten bekannt und stellen durch unsere Auswahl und geeignete vertragliche Vereinbarungen sicher, dass der Datenschutz während der gesamten Bearbeitungszeit auch durch die Dienstleister eingehalten wird.

8. Werden Ihre Daten ins Ausland bekanntgegeben?

Grundsätzlich werden Ihre Personendaten von uns nicht ins Ausland bekanntgeben, es sei denn, an Sie selbst.

Wie in Ziff. 7 erläutert, bearbeiten nicht nur wir Ihre Personendaten, sondern auch unsere Dienstleister. Grundsätzlich sorgen wir vertraglich dafür, dass Ihre Daten auch von unseren Dienstleistern nicht ins Ausland bekannt gegeben werden.

Unter Anwendung der neusten Technologien (z.B. Cloudlösungen) besteht jedoch ein Restrisiko, dass Ihre Daten ins Ausland gelangen. Die entsprechenden Länder verfügen möglicherweise nicht über Gesetze, die Ihre Personendaten im gleichen Umfang schützen wie in der Schweiz oder in der EU bzw. dem EWR-Raum (z.B. USA). Wir treffen deshalb vertragliche Vorkehrungen (oder verlangen von unseren Dienstleistern, diese Vorkehrungen zu treffen), um den schwächeren gesetzlichen Schutz vertraglich auszugleichen. Dazu verwenden wir i.d.R. die von der Europäischen Kommission und dem schweizerischen Datenschutzund Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) ausgestellten oder anerkannten Standardvertragsklauseln (weitere Angaben dazu und eine Kopie dieser Klauseln finden Sie unter Standard contractual clauses for controllers and processors in the EU/EEA (europa.eu), soweit der Empfänger nicht bereits einem gesetzlich anerkannten Regelwerk zur Sicherstellung des Datenschutzes unterliegt.

9. Wie lange werden Ihre Daten bearbeitet?

Wir speichern Ihre Daten so lange, wie es unsere Bearbeitungszwecke und vor allem die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen erfordern. Nach Ablauf der entsprechenden Fristen, löschen oder anonymisieren wir Ihre Personendaten.

10. Wie werden Ihre Daten geschützt?

Wir behandeln Ihre Daten vertraulich und treffen sowohl technische (Verschlüsselung, Pseudonymisierung, Protokollierung, Zugriffsbeschränkungen, regelmässige Backups etc.), als auch organisatorische (Weisung und Schulung von Mitarbeiter, Vertraulichkeitsvereinbarungen etc.) Sicherheitsmassnahmen, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit Ihrer Personendaten zu wahren und sie gegen unberechtigte oder unrechtmässige Bearbeitungen zu schützen.

Sofern der entsprechende Bereich in unserer Kontrolle ist, schützen wir Ihre Daten, die über unsere Webseiten übermittelt werden durch geeignete Verschlüsselungsmechanismen.

11. Welche Rechte haben Sie?

Damit Sie die Kontrolle über Ihre Personendaten behalten, haben Sie im Zusammenhang mit der Datenbearbeitung durch uns verschiedene Rechte:

• das Recht, von uns Auskunft zu verlangen, ob und welche Daten wir von Ihnen bearbeiten;

• das Recht, dass wir Daten korrigieren, wenn sie unrichtig sind;

• das Recht, unserer Bearbeitung zu bestimmten Zwecken zu widersprechen und die Einschränkung oder Löschung von Daten zu verlangen, sofern wir nicht zur weiteren Bearbeitung verpflichtet oder berechtigt sind;

• das Recht, von uns die Herausgabe bestimmter Personendaten in einem gängigen elektronischen Format zu verlangen;

• das Recht, eine Einwilligung zu widerrufen, soweit unsere Bearbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht.

Wenn wir Sie über eine automatisierte Entscheidung informieren (Ziff. 6), haben Sie das Recht, eine Überprüfung der jeweiligen Entscheidung durch eine natürliche Person zu verlangen.

Beachten Sie bitte, dass für die Ausübung dieser Rechte bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein müssen und dass Ausnahmen oder Einschränkungen gelten können (z. B. zum Schutz von Dritten oder von Geschäftsgeheimnissen). Wir werden Sie ggf. entsprechend informieren.

Wenn Sie mit unserem Umgang mit Ihren Rechten oder dieser Datenschutzerklärung nicht einverstanden sind, teilen Sie uns dies bitte unter der in Ziff. 2 angegebenen Kontaktadresse mit.

12. Welche Daten werden bei der Benutzung der Website roccom.ch erhoben

Die Internetseiten unter roccom.ch erheben keine personlichen Daten, insbesondere werden keine Cookies und kein Google Analytics verwendet. Stattdessen werden allgemeine, anonyme Daten und Informationen (z. B. IP-Adresse, Zeit des Zugriffs) gesammelt. Diese anonymen Daten und Informationen werden in den Logfiles des Servers gespeichert und ausgewertet.

13. Kann diese Datenschutzerklärung geändert werden?

Diese Datenschutzerklärung kann jederzeit angepasst werden. Die auf dieser Website veröffentlichte Version ist die jeweils aktuelle Fassung.